Cómo hacer una reserva para viajes de negocios

Planear un viaje con amigos puede ser una experiencia divertida, seguramente uno de los momentos más ilusionantes de un viaje. Planear un viaje de negocios, por otro lado, es completamente diferente y puede ser un verdadero dolor de cabeza si su empresa no tiene un procedimiento claro para reservar viajes de negocios.

Ya sea que esté planeando su propio viaje de negocios o esté planeando el de otra persona, puede tener en cuenta muchas cosas para que todo salga de la mejor manera posible. Los viajes de negocios se han convertido en una práctica común en todo el mundo y los recursos para ayudar a las empresas en sus necesidades comerciales mejoran cada año. Si planea viajar, podría necesitar un visado electrónico. Visagov le proporciona un sistema fácil y simple para obtenerlo.

En este artículo, le resolvemos algunas de las dudas básicas sobre viajes de negocios, para que pueda organizar de forma eficaz todas las fases de un viaje de negocios.

¿Cómo debo reservar un viaje de negocios?

Encontrar los mejores precios sobre transporte y alojamiento es un paso muy importante al organizar todo viaje de negocios. Puede registrarse en plataformas online para clientes de aerolíneas y cadenas hoteleras, diseñadas para satisfacer todas las necesidades que pueden surgir en viajes corporativos, para buscar los vuelos y hoteles específicos que se adapten mejor a cada necesidad específica. Estas herramientas son muy útiles si es la primera vez que se gestiona una reserva para un viaje de empresa o negocios.

Reservar para viajes de negocios

La ubicación, el precio, los servicios y la disponibilidad son factores decisivos al reservar alojamiento para un viaje de negocios. Todo el mundo desea encontrar un método de reserva rápida en un hotel bueno, bonito y barato. Para hacerlo, puede acogerse a los programas de fidelización de hoteles o cadenas hoteleras que pueden ajustarse a las expectativas de su empresa y estén alineados con el presupuesto y las necesidades de la misma.

Algunas cadenas hoteleras importantes ya disponen de programas de viaje corporativos establecidos. Si se ajustan a sus necesidades, podría ser la opción más cómoda ya que que tendrán todo lo que cualquier viajero de negocios podría necesitar.

Si trabaja para una empresa más pequeña sin los recursos o el presupuesto para participar en un plan de viaje de negocios de una cadena importante, puede intentar negociar tarifas especiales con hoteles en los que los empleados se hayan alojado antes, especialmente si sabe que harán más viajes hacia ese destino específico.

Reservar vuelos para viajes de negocios

La mayoría de las aerolíneas tienen programas específicos de viajes de negocios. Eso no significa que tenga que pagar un billete de clase business o executive cada vez que un empleado necesite reservar un vuelo, pero puede ofrecer beneficios interesantes para aquellas compañías que vuelan con frecuencia.

Existen compañías que ofrecen servicios de gestión para viajes de negocios específicamente dirigidas a grandes compañías con necesidades específicas. Dependiendo de sus necesidades y su presupuesto, esta opción podría ser la mejor solución para que no tenga que dedicar en otra cosa diferente que no sea reservar hoteles. Los viajeros, Airbnb for Work o Travel Bank son sólo algunas de las muchas opciones disponibles.

¿Puedes reservar una habitación de hotel sin pagar por adelantado?

Una de las preguntas más comunes a la hora de reservar viajes de negocios en una empresa es quién paga los gastos de viaje y cuándo.

Algunas empresas hacen que sus empleados paguen los gastos diarios, como alimentos y transporte, y los reembolsan al final del viaje. Otras compañías proporcionan a sus empleados una tarjeta de crédito o una suma de dinero para gastar durante el viaje.

En cualquier caso, una empresa siempre debe pagar el alojamiento, ya sea por adelantado o en el momento por el empleado con una tarjeta de crédito de la empresa.

Actualmente, la mayoría de los hoteles ofrecen ofertas o programas de fidelización flexibles. Las cancelaciones y los cambios son muy comunes en viajes de negocios, por lo que es muy importante asegurarse de que su alojamiento tenga una cancelación justa y una política de cambios en la reserva para adaptarse a las necesidades de viaje específicas de su empresa.

Se recomienda gestionar con antelación un viaje de negocios. Todo viaje de negocios puede generar estrés, al igual que tener que preocuparse por cómo pagar el alojamiento y otros gastos, y recoger un seguimiento de todos los recibos puede distraer a los empleados.

Para que sus empleados puedan centrarse en el objetivo principal del viaje (acuerdos comerciales, atención personalizada, cerrar acuerdos, etc.) durante un viaje de negocios, se recomienda que la empresa pague por adelantado cosas como el alojamiento o que el hotel los transfiera directamente a una cuenta de la empresa.

¿Con cuánto tiempo de antelación se debe reservar un hotel?

El destino, las fechas y la importancia del viaje de negocios jugarán un papel importante en la anticipación de la reserva de alojamiento para viajes de negocios. Algunos destinos tienen una mayor demanda que otros y es muy importante verificar qué sucede durante las fechas de un viaje de negocios. No es lo mismo viajar a Barcelona para un viaje de negocios que involucra el World Mobile Congress, viajar a París durante la semana de la moda o viajar a Buenos Aires en invierno.

Si viaja a una ciudad europea en temporada alta, se recomienda reservar con al menos algunas semanas de antelación. Lo más probable es que los hoteles mejor ubicados y con mejores ofertas agoten sus habitaciones con mayor facilidad. Las ciudades europeas suelen estar llenas de turistas durante todo el año, y puede ser difícil encontrar alojamiento cuando se busca una ubicación específica o un rango de precios, especialmente en verano y durante eventos especiales. En otras partes del mundo, como Norteamérica o América del Sur, donde las ciudades suelen ser más grandes y hay más capacidad, encontrar alojamiento generalmente no es un problema, incluso con solo unos días de anticipación.

Si tiene que viajar a Asia, reservar un alojamiento adecuado para viajes de negocios tampoco suele ser un problema. El continente asiático alberga muchos centros de negocios internacionales como Hong Kong, Singapur o Tokio, y existe una gran demanda, así como una gran oferta de alojamiento para Turismo de Negocios durante todo el año. 

¿Cuál es la mejor forma de reservar un hotel?

Reservar alojamiento por adelantado puede ayudarle a encontrar las mejores ofertas y ahorrar dinero. Independientemente del lugar donde viaje, se recomienda reservar con al menos una semana de anticipación para garantizar la reserva y la tarifa.
Entrar a un hotel sin reserva puede resultar en una tarifa más alta o no disponibilidad, lo que eventualmente podría poner en riesgo todo el viaje de negocios.

Revisar las principales celebraciones anuales, así como los calendarios culturales y religiosos, lo ayudará a evitar sorpresas de último momento. Eventos como el Año Nuevo chino, Ramadán, Pascua, Navidad, feriados nacionales y ferias internacionales podrían interponerse en su viaje de negocios, ya que los precios de reserva son más altos y la disponibilidad es más baja en esos momentos.